במקרה בו מגיש הבקשה אינו יכול לחתום על מסמכי ועידת התביעות, כגון טופס בקשה או אישור חיים, רשאי האפוטרופוס שמונה/תה לו לחתום בשמו. על האפוטרופוסים להגיש את כל המסמכים הבאים לוועידת התביעות:
נא לשים לב: על הרופא לראות את התובע בחודשיים האחרונים כדי שהטופס יתקבל על ידי ועידת התביעות.